В 2020 году специалисты Инженерно-технического центра Управления делами Президента разработали Единую базу данных (ЕБД) – инструмент, ставший основой для цифровой трансформации подведомственных организаций. Проект заложил фундамент для комплексной автоматизации управленческих и производственных процессов.
Сегодня ЕБД объединяет УДП и 24 подведомственные организации, а число пользователей составляет свыше 800 человек. Фактически, данное цифровое решение стало сквозным инструментом управления - от закупок и бухгалтерского учета, до управления недвижимостью, работы санаториев, охраны труда и даже авиационного флота.
Принцип «единого окна»
Создание Единой базы данных было призвано решить целый ряд ключевых задач. В первую очередь - оптимизировать затраты на сопровождение разрозненных информационных систем, которые ранее функционировали автономно. ЕБД объединила их в единое пространство, сделав процессы более прозрачными и управляемыми.
Благодаря принципу «единого окна» теперь весь путь - от заявки на потребность до оплаты и списания товаров, работ и услуг - проходит в одной системе. Это позволило сократить бюрократические процедуры и снизить нагрузку на сотрудников.
Еще одним важным эффектом стало сокращение бумажного документооборота. Бумажные процессы уступили место цифровым: документы, заявки и отчеты формируются автоматически, а данные в режиме реального времени консолидируются в базу центрального аппарата Управления делами Президента. Это позволяет оперативно отслеживать ситуацию и принимать решения на основе актуальной информации.
Функциональная экосистема для всех направлений деятельности
Сегодня ЕБД - это не просто база данных, а масштабная цифровая экосистема. Она включает десятки модулей, как универсальных, так и узкоспециализированных. В подведомственных организациях УДП используются модули бухгалтерского и складского учета, государственных закупок, бюджетирования, управления рисками, автотранспорта, платных услуг и других направлений.
Наряду с этим развиваются решения под конкретные задачи - управление санаторно-курортной деятельностью и питанием, лесное хозяйство, производство лекарств и работа аптек, формирований заданий на полеты, учет земельных участков, полиграфия, управление оборудованием и техникой, строительство и многое другое.
Такой функциональный охват делает ЕБД универсальным инструментом, который адаптируется под специфику каждой организации, сохраняя при этом единые стандарты учета и управления.
Когда цифры стали работать на масштаб
Если в начале 2024 года системой пользовались 18 организаций, то в настоящее время их число выросло до 24. Расширение стало возможным благодаря централизованному сопровождению со стороны Инженерно-технического центра Управления делами Президента.
Высокая значимость Единой базы данных также подтверждается и ее интеграцией с информационно-аналитической системой «Ситуационно-аналитический комплекс (САК)», признанной одной из лучших цифровых инициатив на мировой арене. На сегодняшний день около 70% данных САК формируется именно на основе ЕБД, что делает ее основным источником управленческой информации.
Кроме того, ЕБД поддерживает интеграцию с внешними системами, обеспечивая гибкость и возможность дальнейшего масштабирования.
Цифровая опора для управленческих решений
За несколько лет Единая база данных превратилась в один из ключевых элементов цифровой экосистемы УДП. Она обеспечивает прозрачность, ускоряет процессы, снижает затраты и формирует единое информационное пространство для управленческих решений.
В условиях растущих требований к эффективности государственного управления ЕБД становится не просто инструментом автоматизации, а надежной цифровой опорой для дальнейшего развития сервисов и аналитических систем.
